오늘은 구글드라이브 공유문서함을 처음 만드는 사람도 쉽게 따라 할 수 있도록 쉽게 알려드릴게요
01. 구글 계정 준비와 드라이브 접속
드라이브 공유문서함을 만들기 위해서는 먼저 공유의 주인이 될 계정으로 로그인해야 합니다.
회사에서는 관리용 계정, 개인 프로젝트라면 개인 계정으로 만들어도 문제 없습니다.
준비가 끝났다면 바로 구글 드라이브 페이지로 이동해 주세요.
구글 드라이브 접속하기
02. 새 폴더 생성 후 권한 설정하기
폴더 생성
드라이브 화면의 신규 버튼을 선택하면 새 폴더 만들기 메뉴가 나타납니다.
여기서 생성한 폴더가 앞으로 사용할 구글드라이브 공유문서함의 기본 틀이 됩니다.
사용자 액세스 구성
폴더를 만든 뒤 폴더 정보 메뉴로 이동하면 이 구글드라이브 공유문서함에 접근할 사용자의 권한을 지정할 수 있습니다.
초대 기능으로 특정 구글 계정만 접근하도록 제한할 수도 있습니다.
링크 기반 공유 설정
특정 사람뿐 아니라 더 넓은 대상에게 구글드라이브 공유문서함을 열어두고 싶다면
일반 액세스에서 제한됨을 링크가 있는 모든 사용자로 변경하면 됩니다.
링크 사용자 권한 유형은 다음과 같습니다.
- 뷰어: 구글드라이브 공유문서함의 파일 열람 및 다운로드 가능
- 편집자: 파일 이동, 삭제, 추가 등 수정까지 가능
업무용 공유폴더라면 보안 관리가 중요하므로 보통 편집자 범위를 최소화하는 것이 좋습니다.
저는 구글드라이브 공유문서함 링크 사용자에게는 주로 뷰어만 적용하고,
정말 필요한 인원만 이메일 초대를 통해 편집자 권한을 주는 방식을 선호합니다.
공유 방식 정리
공유문서함 공유 방식은 크게 두 가지입니다.
- 초대 기반 제한 공유: 보안이 중요한 파일에 적합
- 링크 기반 오픈 공유: 누구나 접근해야 하는 발표자료나 홍보용 자료에 적합
03. 구글드라이브 공유문서함 실제 활용법
자료 업로드
구글드라이브 공유문서함이 준비되었다면 필요한 파일을 올리기만 하면 됩니다.
드래그 앤 드롭으로 간단하게 업로드할 수 있어 매우 편리합니다.
폴더 구조 정리
하위 폴더를 구성하면 공유 상대도 동일한 구조로 구글드라이브 공유문서함을 볼 수 있어
자료 관리를 훨씬 체계적으로 할 수 있습니다.
파일 열기 및 다운로드
공유된 파일은 더블 클릭만으로 바로 웹에서 열립니다.
필요하다면 우클릭 후 다운로드를 통해 컴퓨터에 저장할 수 있습니다.
버전 기록 기능 사용
파일 수정 이력을 확인하고 싶다면 버전 기록 보기 기능을 활용하면 됩니다.
구글드라이브 공유문서함에서 파일이 자주 수정되는 경우 매우 유용하며,
실수하거나 이전 내용이 필요할 때 과거 버전으로 돌아갈 수도 있습니다.
마무리
공유문서함을 만들 때 가장 중요하게 봐야 하는 부분은 바로 권한 설정입니다.
여러 사람이 동시에 사용하기 때문에 보안 관리가 필수적이며,
편집자와 뷰어 권한을 신중하게 나누면 자료 유출이나 실수로 인한 문제를 줄일 수 있습니다.
기밀 자료가 포함된 구글드라이브 공유문서함이라면
액세스 제한 기능을 적극적으로 활용하는 것을 추천합니다.
기본 구조와 권한만 잘 구성해두면
이후에는 공유문서함을 훨씬 안전하고 효율적으로 사용할 수 있을 것입니다.
여러 사람이 한 공간에서 파일을 함께 다루기 시작하면 예상보다 많은 상황들이 벌어집니다. 누군가는 자료를 정리해두고, 누군가는 급하게 파일을 올리고, 또 누군가는 이전 버전을 찾지 못해 어려움을 겪기도 합니다.
이런 일들이 반복되다 보면 자연스럽게 체계의 필요성이 생기는데, 초반에 구조를 제대로 잡아두면 그런 혼란을 크게 줄일 수 있습니다. 폴더 구성 방식이나 파일 이름 규칙을 미리 정해두는 것만으로도 전체적인 작업 흐름이 훨씬 깔끔하게 유지되고, 새로운 사람이 참여하더라도 금방 적응할 수 있습니다.
또한 팀원들이 어떤 권한을 갖고 자료를 어떻게 다루는지를 명확히 이해하면, 서로의 작업을 방해하지 않으면서 효율적으로 협업할 수 있습니다. 결국 이런 기본적인 환경 세팅은 단순히 편리함을 넘어서, 장기적인 협업 안정성과 작업 효율을 높이는 기반이 되며, 시간이 지날수록 그 가치가 더 크게 느껴질 것입니다.
